L’innovazione organizzativa in Azienda

Premessa

Una buona organizzazione è alla base del successo dell’azienda. Chiunque lavori in un contesto aziendale sia esso il top manager, l’impiegato, l’operaio si trova giornalmente a confrontarsi con l’organizzazione aziendale. Molto spesso il modello organizzativo è improntato alla prassi dove questa, è il risultato di un “modus operandi” consolidato negli anni.Si tende quindi a dimenticare quanto l’organizzazione aziendale sia una vera e propria disciplina formata da teorie, tecniche e metodi applicativi. Cosa significa quindi orientare all’eccellenza l’organizzazione di un’azienda? Significa far sì che tutte le risorse quali persone, materiali, strumenti, siano coordinate tra di loro (processi) in modo da orientarne i risultati (output) verso gli obiettivi dell’azienda. Per giungere allo scopo è necessario impostare correttamente i fattori di successo dell’organizzazione, quali:

- Il modello di struttura organizzativa adeguata alle esigenze
- Il corretto dimensionamento delle risorse all’interno della struttura
- La standardizzazione dei flussi informativi
- La gestione dei carichi di lavoro
- Le modalità di coordinamento tra le risorse
- I sistemi di comunicazione e reporting;
- La gestione amministrativo-contabile strutturata secondo regole e procedure
- Il controllo delle performance (misurazione, incentivazione, retroazione);
- La tendenza al miglioramento continuo.
 
Negli ultimi anni gli studi della letteratura economico-aziendale sono sempre stati più orientati alla visione dell’impresa gestita per processi. Accanto alla visione tradizionale per funzioni si è scoperta infatti l’importanza che riveste un’organizzazione strutturata per processi per il conseguimento di obiettivi di efficacia ed efficienza dell’azienda, in termini sia di maggiore soddisfazione dei clienti che di riduzione dei costi e quindi di creazione di valore. Si può cercare di creare valore per i propri clienti e quindi anche per l’impresa stessa e per i suoi azionisti, migliorando lo svolgimento delle attività interne, trovando un nuovo modo di gestirle e organizzarle; “l’azienda che sa cambiare con successo i processi critici diventa più efficiente, più snella, più veloce e riesce ad accrescere di conseguenza la soddisfazione dei propri clienti e la loro fedeltà” (David Pierantozzi).
 
Una gestione per processi con orientamento al cliente, valorizzazione delle risorse umane presenti in azienda e una continua attenzione all’innovazione, rappresentano aspetti chiave per essere competitivi rispetto alla concorrenza. Il cambiamento organizzativo, e cioè il passaggio dall’organizzazione per funzioni a quella per processi, è un momento molto delicato dato che non solo rivoluziona il modo di “lavorare” in azienda, ma ha anche un impatto culturale non indifferente, soprattutto se tale cambiamento è accompagnato dall’introduzione di strumenti informatici. Spesso risulta difficile riuscire a sensibilizzare il personale al nuovo orientamento gestionale o a convincerlo della sua validità e necessità, e tale difficoltà, per paradosso, sembra proprio maggiore all’aumentare dell’importanza del ruolo rivestito in azienda; smantellare le vecchie tradizioni non è cosa facile e gradita a tutti!
Vediamo allora di capire cosa sono i processi aziendali e quali sono i loro principali risvolti sull’organizzazione.
 
 
 

Il primo passo da compiere nel contesto di una organizzazione aziendale è quello di diffondere la la “cultura di processo”: il management in primo luogo e, in generale, tutto il personale dell’organizzazione devono sentirsi protagonisti di un insieme preciso di azioni orientate al soddisfacimento del cliente. Se manca questa sensibilizzazione ogni sforzo fatto rischia di risultare vano;

L’organizzazione di successo è quella “vicina al cliente”, cioè in grado di fornire elevate prestazioni agli acquirenti di prodotti e servizi, in termini di costi, tempi e qualità. Ciò richiede un’adeguata gestione aziendale per processi. Ma cos’è un processo aziendale?

Impostare l’organizzazione aziendale, e quindi la sua struttura, sulla base dei processi contrasta con l’oramai storica organizzazione per funzioni. Le funzioni, infatti, sono aggregazioni di uomini e mezzi necessari per lo svolgimento di attività della stessa natura (D. Pierantozzi, p. 20), quindi una struttura organizzata per funzioni significa che le attività simili, che assolvono cioè la stessa funzione, che richiedono le stesse competenze e che utilizzano lo stesso tipo di risorse e di tecnologie, vengono raggruppate in un’unità organizzativa sotto un’unica responsabilità; esempi ne sono la funzione acquisti, vendite, produzione, amministrativa, ecc… (E. Bartezzaghi, p.69). 

Una buona gestione per processi richiederebbe che i processi di supporto, che creano informazioni e input necessari ai processi primari, vengano direttamente seguiti da chi si occupa di questi ultimi. Ciò infatti garantirebbe una disponibilità immediata delle informazioni necessarie per prendere le decisioni corrette.

Gli strumenti e i principi citati fino ad ora sono utili per aumentare la capacità di integrazione dell’impresa lungo i processi aziendali, ma non sono sufficienti, da soli, a realizzare la gestione per processi; occorre infatti agire anche sulla struttura per conferire una maggiore compattezza alla realtà aziendale.

 Le Tic o ICT (tecnologie informatiche e della comunicazione) sono in grado di offrire grandissimi vantaggi alla gestione per processi, tra i quali si possono ricordare i seguenti: 
- consentono di far circolare maggiori informazioni che permettono una migliore capacità di analisi e quindi migliorano i processi decisionali; inoltre l’accumulo di conoscenze favorisce lo sfruttamento delle esperienze passate;

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